Databeskyttelse

Vi lever op til kravene i databeskyttelsesforordningen, som sætter rammerne for, hvordan både offentlige myndigheder og private virksomheder m.v. skal håndtere personoplysninger, og er hovedloven for, hvornår og hvordan vi behandler personoplysninger.

På denne side kan du se, hvilke oplysninger vi behandler og med hvilket formål, ligesom du også kan se, hvem du skal kontakte om vores behandling af persondata. 

Ønsker du indsigt i egne data, kan du sende en e-mail mrk. "Anmodning om indsigt i egne data" til mail@vejlespildevand.dk  

Der skal ved ønske om indsigt være angivet følgende:

• Navn

• Adresse og by

• Kundenummer

• Hvilke personoplysninger der ønskes indsigt i og inden for hvilket område

Hvis du ønsker at vide mere om Databeskyttelsesforordningen generelt, kan du se mere på Datatilsynets hjemmeside, hvor der også er links til lovtekster mv.

Se mere på www.datatilsynet.dk

Persondatapolitik for Vejle Spildevand

1. Introduktion

For at kunne servicere vores kunder og håndtere spildevandet i Vejle Spildevands forsyningsområde er der nogle personoplysninger, vi har behov for at have.

Vores persondatapolitik er ment som en hjælp til at forstå, hvilke data vi indsamler, hvorfor vi indsamler dem, og hvad vi anvender dem til. Dette er vigtige oplysninger, så vi håber, at du vil tage dig tid til at læse vores persondatapolitik.

Skulle du have spørgsmål, eller ønsker du yderligere information, er du velkommen til at henvende dig til vores persondataansvarlig.

2. Kontaktoplysninger

Persondataansvarlig:
Louisa Bode, Chef for Kundeservice og Økonomi
Telefon 7641 3700
E-mail: mail@vejlespildevand.dk

3. Dataansvarlig

Vejle Spildevand A/S
Toldbodvej 20
7100 Vejle
Telefon 7641 3700
CVR-nummer: 3288 2064

4. Vores behandling af dine personoplysninger

Vi behandler personoplysninger, som du eller en anden part, eksempelvis vandværk, ejendomsmægler, advokat eller udlejer, har udleveret til os i forbindelse med din tilflytning (tilslutning) til Vejle Spildevands forsyningsområde.

Herudover administrerer vi den kommunale tømning af septiktanke.

Disse personoplysninger behandler vi for at kunne leve op til vores kontraktlige forpligtelser over for dig i forbindelse med afregning af forbrug samt vores forpligtelser jf. gældende lovgivning.

Uden disse oplysninger vil vi ikke kunne afregne dit spildevand.

Typisk drejer det sig om disse personoplysninger:

• Navn, adresse, telefon, e-mail
• CPR-nummer
• CVR-nummer
• Målernumre, installationsnummer, kundenummer
• Bankkonto til brug for udbetalinger
• Forbrugsdata, der kan henføres til en person
• Forbrugsdata, dvs. vandmålerdata/vandforbrug til brug for afregning (indhentes én gang årligt)
• Forbrugsdata, dvs. vandmålerdata/vandforbrug til brug for udarbejdelse af flytteafregning
• Forbrugsdata, dvs. til brug for oprettelse af nve forbrugssteder
• Oplysninger om betalinger, restancer eller inddrivelsesskridt
• Oplysninger om boligforhold og -type og afløbsforhold
• Ejendomsnummer
• Ligestillingsejere (flere ejere af en ejendom)
• Oplysning om beholdere
• Tanktype og -størrelse
• Billeder og videooptagelser ifm. kloakinspektion
• Eventuelle mails og korrespondance med kunder, herunder eventuel registrering af relevante forhold i telefonsamtale
• Eventuelle klagesager
• Eventuelle statistiske afvigelser
• Eventuelle oplysninger om flytning, død og eventuel konkurs

Afdragsordninger:

I forhold til aftalte afdragsordninger vil følgende personoplysninger blive behandlet: Navn, adresse, CPR-nummer, restanceoplysninger og oplysninger om afdragsordningen.

Vandspild:

I forhold til ansøgning om vandspild vil følgende personoplysninger blive behandlet: Navn, adresse, CPR nummer, målernummer, oplysning om seneste 3 års forbrug, billede af brud.

Driftshenvendelser:

I forbindelser med driftshenvendelser er det som oftest navn, adresse, telefon, mail og oplysninger om årsag til henvendelse, der gemmes for at kunne sikre en god korrespondance samt driftsstatistikker.

Lokal afledning af regnvand (LAR):

Ved udfyldelse af forhåndstilsagn vil følgende personoplysninger blive behandlet: Navn, adresse, telefonnummer, e-mail og bankkonto.

Lovovertrædelser:

Oplysninger om lovovertrædelser vil blive behandlet i det omfang, som er nødvendigt med henblik på anmeldelse til relevante myndigheder.

Formål og retsgrundlag for behandling

Formålet med vores behandling af dine personoplysninger er følgende:

• Løbende administration i forbindelse med opfyldelse af forsyningspligten og afregning af dit forbrug.
• Optimering af drift og sikring af forsyningssikkerheden i Vejle Spildevand A/S
• Hvis vi behandler CPR-numre efter inddrivelseslovens § 2, stk. 5-6 sker det med det formål at inddrive fordringer
• Hvis der er givet samtykke til behandling af CPR-nummer kan det være til ét af følgende formål:
• Udbetaling via NemKonto
• Henvendelser via e-Boks

Korrekte og opdaterede personoplysninger

Personoplysningerne, som vi behandler, skal være korrekte og opdaterede. Vi opdaterer derfor dine personoplysninger, hvis du beder os herom, eller vi bliver opmærksom på, at dine oplysninger ikke er korrekte.

5. Tidsfrister for sletning/opbevaring

Vi stræber efter at slette (eller anonymisere) personoplysninger, så snart de ikke har nogen relevans. Dog opbevarer vi dem altid i minimum 5 år af hensyn til bogføringsloven. Ofte opbevarer vi personoplysninger i længere tid af hensyn til statistiske formål og sagsbehandling.

6. Dine rettigheder efter persondataforordningen

I forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger har du adskillige rettigheder:

• Retten til at modtage oplysning om, hvordan vi behandler dine personoplysninger (oplysningspligt).
• Retten til at få indsigt i dine personoplysninger.
• Retten til at få urigtige personoplysninger rettet.
• Retten til at få nogle personoplysninger slettet

Der kan ikke foretages sletning af personoplysninger såfremt de danner grundlag for korrekt afregning af spildevand eller anden sagsbehandling.

Alle ovenstående rettigheder håndteres manuelt ved henvendelse til os.

Vi kan afvise anmodninger, der er urimeligt gentagende, kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben (f.eks. at udvikle et nyt system eller ændre en eksisterende praksis væsentligt), påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger, eller noget som vil være ekstremt upraktisk (f.eks. anmodninger om oplysninger der findes som sikkerhedskopier).

Hvis vi kan rette oplysninger, gør vi naturligvis dette gratis, med mindre det kræver en uforholdsmæssig stor indsats. Vi bestræber os på at vedligeholde vores tjenester på en måde, der beskytter oplysninger fra fejlagtig eller skadelig ødelæggelse. Når vi sletter dine personoplysninger fra vores tjenester, er det derfor muligt, at vi ikke altid kan slette tilhørende kopier fra vores arkivservere med det samme, og det er ikke sikkert, at oplysningerne fjernes fra vores sikkerhedskopisystemer.

Du har til hver en tid retten til at klage til Datatilsynet https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/

7. Oplysninger, som vi videregiver

Vi videregiver ikke personlige oplysninger til virksomheder, organisationer og enkeltpersoner uden for Vejle Spildevand. Undtagelsen er i disse tilfælde:

• Til ekstern databehandling

Vi videregiver personlige oplysninger til vores samarbejdspartnere eller andre betroede virksomheder eller personer, der behandler dem for os. Deres behandling er baseret på vores instrukser og i overensstemmelse med vores IT-politik og andre gældende tiltag til fortrolighed og sikkerhed, eksempelvis vores databehandleraftale.

• Af juridiske årsager

Vi videregiver personlige oplysninger til virksomheder, organisationer eller enkeltpersoner uden for Vejle Spildevand, hvis vi i god tro mener, at adgang, brug, bevarelse eller offentliggørelse af oplysningerne er nødvendig for at:

• Overholde gældende love, bestemmelser, sagsanlæg eller retsgyldige anmodninger fra offentlige myndigheder.
• Håndhæve gældende servicevilkår, herunder undersøgelse af potentielle overtrædelser.
• Registrere, forhindre eller på anden måde beskytte mod problemer med bedrageri, sikkerhed eller tekniske problemer.
• Holde Vejle Spildevand fri fra skade, vores medlemmer eller offentlighedens rettigheder, ejendom eller sikkerhed, sådan som det kræves eller tillades i henhold til lovgivningen.

Vi kan dele oplysninger, der ikke identificerer personer, med offentligheden og vores partnere. Vi kan f.eks. dele oplysninger med offentligheden for at vise generelle tendenser om, hvordan vores forbrugeres forbrug fordeler sig.

8. Informationssikkerhed

Vi arbejder hårdt for at beskytte vores anlæg og vores forbrugere mod uautoriseret adgang, ændring, offentliggørelse eller ødelæggelse af personoplysninger, som vi lagrer.

Vi har blandt andet implementeret følgende organisatoriske og tekniske foranstaltninger generelt ved Vejle Spildevand:

• Antivirus og lignende sikkerhedsforanstaltninger på alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Backup af alle it-systemer, der behandler personoplysninger.
• Anvendelse af branchetypiske it-systemer til behandlingsaktiviteterne.
• Adgangsbegrænsning til personoplysninger, så der kun gives adgang, hvor det er nødvendigt.
• Databehandleraftaler med leverandører, der behandler eller opbevarer personoplysninger på Vejle Spildevands vegne.
• Tavshedserklæringer med personale, der har behov for at behandle personoplysninger.
• Vejledning i sikker behandling af personoplysninger og informationsaktiver for personale med adgang til informationssystemer.
• Gennemførelse af ovenstående risikovurdering og dokumentation af alle systemer der behandler personoplysninger for at sikre et oplyst grundlag for sikkerhedsniveauet for persondatabehandlingen ved Vejle Spildevand.

9. Overholdelse og samarbejde med tilsynsmyndigheder

Vi gennemgår regelmæssigt, at vi overholder vores egen persondatapolitik. Vi overholder også adskillige selvregulerende sikkerhedspolitikker. Når vi modtager formelle skriftlige klager, kontakter vi afsenderen for at følge op på klagen. Vi samarbejder med de relevante lovgivende myndigheder, f.eks. Datatilsynet, om at løse klager om overførsel af personlige data, som vi ikke kan løse direkte med vores brugere. Side 6

10. Ændringer

Vores Persondatapolitik kan ændres løbende. Vi begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne Persondatapolitik uden dit udtrykkelige samtykke.